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Avis 206 (1998)

Dépenses relatives à l'Assemblée pour l'exercice 1999

Auteur(s) : Assemblée parlementaire

Origine - Voir Doc. 8099, rapport de la commission du budget et du programme de travail intergouvernemental (rapporteur: M. Martínez). Texte adopté par la Commission Permanente, agissant au nom de l'Assemblée, le 26 mai 1998

1. Dans son avis n° 201 (1997), l'Assemblée formulait des propositions budgétaires pour l'exercice 1998 s'élevant à un peu plus de 6 MF, ce qui représentait une augmentation en termes réels d'environ 7,5 %. Compte tenu des restrictions budgétaires globales, le Comité des Ministres, sur proposition du Secrétaire Général, ne lui a accordé qu'une augmentation de 1 MF, dont 700 000 F étaient destinés à financer son Programme de coopération, et 300 000 F, la création d'un poste temporaire spécifique d'administrateur pour renforcer le secrétariat de la commission de suivi. Pour le reste, ces propositions n'ont pas été retenues, alors même qu'elles découlaient directement de l'élargissement de l'Organisation, et visaient notamment à renforcer les ressources humaines et financières nécessaires à l'Assemblée pour remplir un rôle politique de plus en plus important.

2. Par conséquent, les propositions de l'Assemblée pour 1999 doivent prendre en compte une partie de cet arriéré, en même temps que les besoins futurs, qui sont déterminés notamment, par les objectifs fixés lors du 2e Sommet et par la direction que l'Organisation devrait prendre après avis du Comité des Sages. L'Assemblée, qui a toujours été très favorable à une réforme, y compris à la réforme statutaire, ne pouvait que passer elle-même au crible sa structure et ses méthodes de travail. Les propositions qu'elle a formulées pour 1999 résultent de cet examen minutieux et s'inscrivent dans une stratégie à long terme de rationalisation et d'utilisation optimales des ressources existantes, tout en lui garantissant la capacité de fonctionner efficacement dans la nouvelle architecture de l'Organisation et de jouer un rôle prééminent à l'entrée du prochain millénaire.

3. En 1998, l'Assemblée a créé une nouvelle commission – sa 14e – sans disposition budgétaire lui fournissant les ressources humaines et financières nécessaires. L'extension de ses activités est justifiée par son importance politique; or, elle a clairement l'obligation de faire le meilleur usage de ses ressources, il est évident qu'elle ne pourra continuer à se développer dans les limites budgétaires actuelles.

4. Il faut satisfaire à certaines exigences minimum, dont, en priorité, l'octroi au Greffe des moyens de recruter, conserver et motiver un personnel permanent hautement qualifié et extrêmement efficace. Les propositions de l'Assemblée pour 1999 font partie d'une stratégie de réorganisation du Greffe destinée à lui donner, au cours des années, une structure plus cohérente et plus efficace. Cette priorité conférée par l'Assemblée au renforcement de son secrétariat découle aussi de son souhait d'y intégrer des ressortissants de tous les Etats membres, et de son intention de tirer davantage parti des médias et des moyens électroniques pour soutenir et développer ses activités. Elle a également besoin de crédits pour davantage faire appel à du personnel temporaire, soit détaché, soit en contrat à durée déterminée, pour des actions et des projets spécifiques.

5. Par ailleurs, les groupes politiques, qui jouent un rôle fondamental dans l'organisation et la préparation des délibérations de l'Assemblée, maintenant que celle-ci comporte deux fois plus de membres qu'il y a dix ans, doivent pouvoir renforcer leurs secrétariats. Ici encore, on propose d'accroître leurs moyens par étapes, pour leur permettre de devenir opérationnels.

6. L'Assemblée s'est efforcée de redéployer les ressources financières de son enveloppe budgétaire en fonctions des priorités et de la structure actuelle de ses dépenses. Il faut, toutefois, se rappeler que, depuis 1993, il n'y a pas eu d'ajustement des crédits de l’enveloppe pour tenir pleinement compte de la hausse des prix. Le redéploiement ne peut donc couvrir tous les besoins, et il reste un déficit de crédits qu'il faudrait combler en 1999.

7. Enfin, pour ce qui est de son programme de coopération, l'Assemblée avait demandé, pour 1997 et pour 1998, que les ressources retrouvent leur niveau de 1996. L'augmentation demandée de 300 000 F pour 1999 représente une dernière tranche vers le retour à ce niveau et vise, notamment, à permettre à l'Assemblée d’étendre ses possibilités de recrutement du personnel en contrat à durée déterminée pour des programmes spécifiques.

On trouvera, en annexe au présent avis:

1. un tableau récapitulatif des demandes d'augmentation des crédits par rapport à 1998;

2. une brève explication des changements demandés.

A. Tableau récapitulatif des demandes d'augmentation de crédits pour 1999 par rapport à ceux de 1998

Voir Tableau (Appendix)

B. Brève explication des changements demandés

TITRE III DÉPENSES RELATIVES À L'ASSEMBLÉE PARLEMENTAIRE

CHAPITRE 3.1 – Dépenses de personnel

Article 3101 – Rémunérations, indemnités et charges sociales du Greffier

Les crédits pour 1999 au titre de cet article doivent être maintenus, en termes réels, au même niveau qu'en 1998.

Article 3102 – Rémunération du personnel recruté sur le cadre des emplois permanents.

Cet article concerne le paiement des traitements de base, des indemnités à caractère périodique et autres indemnités, et des assurances sociales du personnel affecté au Greffe de l'Assemblée, soit 74 postes se répartissant comme suit

3 postes A6

8 postes A5

12 postes A4

17 postes A2/A3

1 poste B6

6 postes B5

10 postes B4

15 postes B3

2 postes B2

Les modifications proposées pour 1999 s'inscrivent dans une stratégie à long terme visant à rationaliser la structure du Greffe et à lui fournir les moyens de maximiser son efficacité. On peut examiner ces changements en prenant, une à une, les diverses unités opérationnelles du Greffe.

a. Assistant exécutif du Greffier

Le Greffier de l'Assemblée, l’un des trois plus hauts fonctionnaires du secrétariat, ne dispose actuellement pas des services d’un assistant exécutif, travaillant à plein-temps pour lui. Les responsabilités incombant à ce poste correspondent à celui d’un grade A4 (Administrateur principal). L’urgence de cette demande justifie l'inclusion de cette proposition pour 1999

b. Le Service de la séance

La demande de reclassement d'un poste B5 en B6 figure déjà dans l'avis n° 201 (1997) relatif au budget pour 1998; elle est reprise pour le budget de 1999.

En effet, les responsabilités et la charge de travail de la responsable de l'administration et du secrétariat du Service de la séance se sont considérablement amplifiées ces dernières années. Cette personne supervise une équipe de secrétaires et veille à l'enregistrement et à la publication de tous les documents de l'Assemblée, en particulier de ceux dont l'examen figure à l'ordre du jour des sessions plénières et des réunions de la Commission permanente, ainsi qu'à la préparation matérielle des amendements. A titre d'exemple, le nombre des documents est passé de 237 en 1995 à 262 en 1996 et 260 en 1997, alors que le nombre des amendements passait de 261 à 404 et 407. La même personne est également chargée d'établir et de mettre à jour la biographie des parlementaires de l'Assemblée, la liste des délégations nationales et la composition des commissions et sous-commissions.

c. Les secrétariats de commission

Suite à la Résolution 1107 (1997) sur la structure des commissions de l'Assemblée, adoptée en janvier 1997, et à la création de la nouvelle Commission sur l'égalité des chances des femmes et des hommes (janvier 1998), l'Assemblée parlementaire compte aujourd'hui 14 commissions générales, dont 9 ont 65 membres et les 5 autres, 45 membres.

Comme le soulignaient déjà les avis n° 197 (1996) et 201 (1997), il faudrait, pour que ces commissions soient tout à fait opérationnelles:

que les 9 commissions de 65 membres (et 65 suppléants) disposent d'au moins 3 agents de grade A (1 secrétaire de grade A5 et 2 co-secrétaires de grade A4 ou A2/3), d'1 assistant administratif de grade B4 et d'1 agent de grade B2/B3;

que les 5 commissions de 45 membres (et 45 suppléants) disposent de 2 agents de grade A (1 secrétaire A4 et 1 co-secrétaire, A2/A3), d'1 assistant administratif B4 et d'1 agent B2/B3.

Cela ferait au total 37 agents de grade A et 28 agents de grade B, alors qu'on n'a actuellement que 31 agents de grade A(6 A5, 10 A4 et 15A2/A3) et 20 agents de grade B (2 B5, 7 B4, 9 B3 et 2 B2).

Par conséquent, une réforme des secrétariats de commission satisfaisant les principes ci-dessus entraînerait les créations de postes suivantes:

3 postes A5

3 postes A2/A3

7 postes B4

1 poste B2

d. Unité des médias et de la communication

L'unité de communication de l'Assemblée, qui se compose actuellement de 2 A2/A3 et de 1 B5 et qui est chargée des activités de l'Assemblée en matière de presse, de médias et de communication – y compris le site Internet – devrait continuer à se développer durant les années qui viennent. Il convient donc de prévoir la création, en temps utile (en fonction du développement et de l'expansion de ces activités) d'un poste A4 pour diriger cette unité et orienter la politique de communication de l'Assemblée.

Pour toutes sortes de raisons, en particulier de faisabilité budgétaire une réforme aussi importante de la structure du Greffe ne pourra s'effectuer du jour au lendemain. Aussi l'Assemblée propose-t-elle d'échelonner ces modifications sur trois exercices financiers, de la façon suivante:

Création de postes:

Année I 3 x B4 1 x A2/A3 1 x A4 1 x A5

Année II 2 x B4 1 x A2/A3 1 x A4 1 x A5

Année III 2 x B4 1 x A2/A3 1 x B2 1 x A5

Pour 1999, il est donc proposé de créer 1 poste A5 de secrétaire pour une des commissions de 65 membres, 1 poste A4 d'assistant exécutif du Greffier, 1 poste A2/A3 de co-secrétaire d'une commission et 3 postes B4 d'assistants de commission, ainsi que le reclassement d'un poste B5 en B6.

Le coût de ces modifications du cadre devrait s'élever à 2 925 000 F pour le budget de 1999.

Une fois tout cela mené à bien, l'Assemblée proposera un certain nombre de nouveaux changements destinés à rendre la structure hiérarchique plus cohérente et qui réduiront le poids de ce poste sur le budget.

Article 3103 – Frais de recrutement à l'arrivée et au départ – congé dans le pays d'origine

Article 3104 – Heures supplémentaires – indemnités statutaires et autres

Les crédits pour 1999 des articles 3103 et 3104 doivent être maintenus au même niveau, en termes réels, qu'en 1998.

Article 3105 – Rémunération et charges accessoires du personnel temporaire

Une augmentation d'environ 900 000 F est nécessaire pour couvrir les dépenses suivantes:

la hausse des frais d'interprétation sus à la création de la nouvelle commission et à la nécessité de renforcer l'équipe d'interprètes durant les sessions de l'Assemblée (600 000 F),

es frais de recrutement du personnel temporaire qui fera fonctionner le système de vote électronique que l'Assemblée se propose de reprendre au Parlement européen lorsque ce dernier emménagera dans ses nouveaux locaux, à la fin de 1998 (300 000 F)

En outre – cela n'a pas d'impact budgétaire puisque l'Assemblée n'a pas encore pris de décision à ce sujet – il faut garder à l'esprit les conséquences financières éventuelles de la traduction des textes de l'Assemblée dans les langues de travail avant leur adoption. Cela évidemment la compréhension des documents par un certain nombre de délégations, mais accroîtrait considérablement la charge administrative du secrétariat et les frais de traduction de l'Assemblée.

Article 3106 – Provision pour ajustements de la rémunération

Le crédit pour 1999 sous cet article doit être maintenu au même niveau, en termes réels, qu'en 1998.

Article 3107 – Fonctionnaires de parlements nationaux mis à la disposition de l'Assemblée

En 1997, l'Assemblée a institué de nouveaux liens avec les parlements nationaux en les invitant à détacher des fonctionnaires à travailler avec elle. Cette pratique, qui se poursuit en 1998, se révèle très utile et très fructueuse. Les fonctionnaires détachés ont beaucoup contribué aux travaux du Service de la Séance et des secrétariats de commission. Les crédits pour 1998 couvrit les frais de deux fonctionnaires parlementaires seulement. Vu les besoins actuels et futurs de l'Assemblée, ce nombre devrait passer à trois en 1999, et à quatre l'année suivante. Il est donc demandé une augmentation de 200 000 FF à cette fin pour 1999.

CHAPITRE 3.2

Article 3201 – Dotation des groupes politiques de l'Assemblée

Les groupes politiques jouent un rôle de plus en plus important dans les activités de l'Assemblée; en particulier, ils lui ont permis de conserver sa capacité opérationnelle et son efficacité de fonctionnement malgré l'élargissement de l'Organisation. Toutefois, pour jouer pleinement leur rôle, ces groupes doivent disposer d'un personnel suffisamment nombreux et qualifié. A moyen terme, un accroissement progressif, étalé sur un plusieurs exercices, devrait permettre à chaque groupe de recruter un administrateur et un(e) assistant(e) secrétarial(e).

La dotation des groupes politiques est calculée sur la base d'une somme forfaitaire versée à chaque groupe pour son assistance secrétariale, à laquelle s'ajoute une allocation per capita correspondant au nombre de ses membres. En 1997 et 1998, cette dotation s'élevait à 4 030 000 FF. Chaque groupe a reçu une allocation forfaitaire de 135 000 FF et une allocation per capita d'environ 6 000 FF par membre.

Pour 1999, on propose d'augmenter de 70 000 FF l'allocation forfaitaire de chacun des groupes, ce qui leur équivaut à la rémunération d'un poste d'administrateur à mi-temps. L'augmentation totale requise est donc de 350 000 FF (5 x 70 000 FF), l'intention étant que cette somme forfaitaire destinée aux services de secrétariat croisse progressivement durant les années à venir.

Il faut également garder à l'esprit pour l'avenir qu'en, même temps que le nombre des membres de l'Assemblée, on voit augmenter le nombre des parlementaires non affiliés à aucun des groupes politiques existants. On ne peut donc pas exclure des propositions possibles de création de nouveaux groupes. Il est évident que les crédits approuvés sous cet article devrait être révisée en conséquence.

CHAPITRE 3.3 – Dépenses de matériel et autres dépenses de fonctionnement

Depuis 1975, les crédits correspondant aux articles ci-dessous sont votés sous la forme d’une somme globale. Des transferts entre les différents articles à l’intérieur de cette enveloppe budgétaire peuvent être effectués conformément à l’article 31 du Règlement Financier.

Pour 1999, l’enveloppe budgétaire totale demandée pour ce Chapitre représente une augmentation de 400 000 FF. A ce propos, l’Assemblée souhaite souligner que, depuis 1993, elle n'a pu obtenir que ces crédits soient indexés sur l’inflation. Cela s’est traduit par une perte de leur pouvoir d’achat, estimée à 1 million de francs au minimum, malgré une inflation relativement faible durant cette période. En ce qui concerne les demandes de l’Assemblée pour 1999, il convient de garder cet élément à l’esprit. Même augmenté de 400 000 F, le pouvoir d’achat de l’enveloppe sera encore inférieur de 600 000 FF à celui de 1993.

Article 3301 – Publications et impressions

En 1996 et 1997, les frais de publication et d’impression se sont élevés à 4 millions FF, et devraient rester au même niveau pour l’exercice 1998. Depuis 1997, le Greffe élabore et publie régulièrement, sous forme électronique et sur papier, le bulletin «Les Européens». De plus, depuis janvier 1998, une nouvelle publication, «Info-Session», est distribuée à tous les membres de l’Assemblée. Avec l’augmentation constante des documents à imprimer et l’arrivée de nouvelles publications, il est à peu près impossible de réduire les frais globaux d’impression. On demande donc une augmentation de 300 000 FF pour cet article.

Article 3302 – Frais de fonction de la Présidente de l’Assemblée