Rapport d’activité | Doc. 13538 | 19 juin 2014

Activités du Bureau de l’Assemblée et de la Commission permanente (11 avril – 22 juin 2014)

Auteur(s) : Bureau de l'Assemblée

Rapporteur : M. Jordi XUCLÀ, Espagne, ADLE

1. Introduction

A sa réunion du 11 avril 2014 à Strasbourg, le Bureau m’a désigné comme rapporteur pour le présent rapport. Dans la continuité de mes prédécesseurs, ce rapport d’activité couvre la période hors sessions de l’Assemblée et ne porte pas sur les décisions déjà adoptées par celle-ci. Par conséquent, il présente les activités du Bureau depuis la fin de la deuxième partie de session de 2014 (7-11 avril) jusqu’à la troisième partie de session de 2014 (23-27 juin). Il couvre également la réunion de la Commission permanente tenue le 23 mai 2014 à Bakou.

Le Bureau tiendra ses prochaines réunions à Strasbourg le lundi 23 juin à 8 h et le vendredi 27 juin 2014 à 8 h 30 (lors de la troisième partie de session), puis le mardi 2 septembre 2014 à Paris.

2. Activités du Bureau depuis la précédente partie de session

2.1. Suivi des résolutions de l’Assemblée

2.1.1. Suivi de la deuxième partie de session de 2014 (Strasbourg, 7-11 avril)

Le 11 avril 2014, le Bureau a approuvé les propositions suivantes du Secrétaire Général de l’Assemblée parlementaire :

- Résolution 1984 (2014) sur « La demande de statut de Partenaire pour la démocratie auprès de l’Assemblée parlementaire présentée par le Parlement de la République kirghize »

Le Bureau a décidé d’ouvrir la procédure d’évaluation du partenariat avec le Parlement de la République kirghize et de renvoyer cette question pour la préparation du rapport sur l’“Evaluation du partenariat pour la démocratie concernant le Parlement de la République kirghize” à la commission des questions politiques et de la démocratie, et à la commission des questions juridiques et des droits de l’homme et à la commission sur l’égalité et la non-discrimination pour avis.

- Résolution 1990 (2014) sur le « Réexamen, pour des raisons substantielles, des pouvoirs déjà ratifiés de la délégation russe »

Le Bureau a décidé d’inviter la commission du Règlement, des immunités et des affaires institutionnelles à établir une liste de droits de participation ou de représentation dont les membres peuvent être privés ou suspendus dans le cadre de la contestation ou du réexamen des pouvoirs selon les articles 7, 8 et 9 du Règlement de l’Assemblée et de clarifier dans quelle mesure le paragraphe 15.2 de la Résolution ci-dessus est compatible avec le Règlement de l’Assemblée en ce qui concerne la représentation des groupes politiques.

- Liste des orateurs et ordre des orateurs lors des débats à l’Assemblée 

Le Bureau a décidé de demander au Secrétaire Général de l’Assemblée de revenir sur la question auprès du Bureau sur les éventuelles modalités d’amélioration de l’équilibre géographique des orateurs en séance plénière (voir chapitre 4.1 de ce rapport).

2.2. Troisième partie de session de 2014 (Strasbourg, 23-27 juin)

Le 11 avril 2014, le Bureau a établi l’avant-projet d’ordre du jour, qui a été révisé à sa réunion du 22 mai 2014.

2.3. Commission permanente (Bakou, 23 mai 2014)

Le 11 avril 2014, le Bureau a pris note du projet d’ordre du jour et de sa version révisée le 22 mai.

2.4. Le cas de René Rouquet (France, SOC), empêché de participer aux réunions de l’Assemblée parlementaire à Bakou (22-23 mai 2014)

Faisant suite à la décision des autorités d’Azerbaïdjan d’annuler le visa d’entrée de M. René Rouquet, Vice-président de l’Assemblée, Président de la délégation française, l’empêchant ainsi de participer aux réunions de l’Assemblée à Bakou les 22 et 23 mai 2014, le Bureau a décidé à sa réunion du 22 mai 2014 que les commissions de l’Assemblée (à l’exclusion des commissions ad hoc pour l’observation des élections) ne devraient plus tenir de réunions en Azerbaïdjan pour une période de deux ans à compter du 1er juin 2014 ; et que cette mesure pourrait être levée par le Bureau si les autorités d’Azerbaïdjan garantissent la liberté de déplacement des membres de l'Assemblée en Azerbaïdjan lorsqu'ils voyagent pour le compte de l’Assemblée. Il a également décidé de demander à la commission du Règlement, des immunités et des affaires institutionnelles d’examiner la mise en œuvre par les Etats membres de l’Accord général sur les privilèges et immunités du Conseil de l’Europe.

2.5. Observation d’élections

2.5.1. Serbie : élections législatives anticipées (16 mars 2014)

Le 22 mai 2014, le Bureau a approuvé le rapport final de la commission ad hoc.

2.5.2. « L’ex-République yougoslave de Macédoine »: élection présidentielle (13 et 27 avril 2014) et élections législatives anticipées (27 avril 2014)

Le 11 avril 2014, le Bureau a approuvé la composition finale de la commission ad hoc (annexe 1).

Le 22 mai 2014, le Bureau a approuvé le rapport final de la commission ad hoc pour les élections présidentielle et législatives anticipées et a autorisé le président de la commission ad hoc, le rapporteur de la commission de suivi sur le dialogue post-suivi avec« l’ex-République yougoslave de Macédoine » et le Président du Groupe socialiste à effectuer une mission post-électorale dans le pays.

2.5.3. Ukraine : élection présidentielle anticipée (25 mai 2014)

Le 11 avril 2014, le Bureau a approuvé la composition finale de la commission ad hoc (annexe 2). Le 22 mai 2014, il a pris note d’un communiqué de presse de la mission pré-électorale.

2.5.4. Turquie: élection présidentielle (10 août 2014)

Le 22 mai 2014, le Bureau a décidé d’observer cette élection (sous réserve de la réception d’une invitation) et de constituer une commission ad hoc à cet effet composée de 31 membres : SOC : 10 ; PPE/DC : 10 ; ADLE : 4 ; GDE : 4 ; GUE : 2 et le rapporteur de la commission de suivi ; il a également autorisé une mission pré-électorale.

2.5.5. Bosnie-Herzégovine: élections générales (12 octobre 2014)

Le 22 mai 2014, le Bureau a décidé d’observer ces élections (sous réserve de la réception d’une invitation et de la confirmation de la date) et de constituer une commission ad hoc à cet effet composée de 32 membres : SOC : 10 ; PPE/DC : 10, ADLE : 4 ; GDE : 4, GUE : 2 et les deux corapporteurs de la commission de suivi. Il a également autorisé une mission pré-électorale.

2.6. Questions soulevées par les commissions

2.6.1. Commission des questions politiques et de la démocratie

Le 11 avril 2014, le Bureau a autorisé M. Jean-Marie Bockel (France PPE/DC), rapporteur sur la « Transition politique en Tunisie », à effectuer une visite d’information dans le pays, dans le cadre de la préparation de son rapport (dates de la visite à confirmer).

2.6.2. Commission sur l’égalité et la non-discrimination

Le 11 avril 2014, le Bureau a pris note de la lettre de la commission concernant la désignation du rapporteur général sur la lutte contre le racisme et l’intolérance. Il a également approuvé la demande de la commission d’établir une Alliance parlementaire contre la haine sur la base du mémorandum de la commission sur le « Suivi de la Résolution 1967 (2014) de l’Assemblée - Une stratégie pour la prévention du racisme et de l’intolérance en Europe ».

Le 22 mai 2014, le Bureau a autorisé Mme Fatiha Saïdi (Belgique, SOC), rapporteure sur « La situation des femmes dans les démocraties en construction au lendemain des révolutions arabes », à effectuer une visite d’information au Maroc en juin 2014, dans le cadre de la préparation de son rapport.

2.7. Renvois et transmissions en commissions

2.7.1. Renvois approuvés par le Bureau

Le 11 avril 2014, le Bureau a approuvé les renvois suivants, qui ont été ratifiés le jour même par l’Assemblée :

• Doc. 13442, proposition de résolution, La Méditerranée: une porte d’entrée pour les migrations irrégulières, renvoi à la commission des migrations, des réfugiés et des personnes déplacées pour une éventuelle suite à donner ;
• Doc. 13443, proposition de résolution, Egalité et coresponsabilité parentale: les droits des pères, proposition: renvoi à la commission sur l’égalité et la non-discrimination pour rapport et à la Commission des questions sociales, de la santé et du développement durable, pour avis ;
• Doc. 13444, proposition de résolution, La violence envers les migrants, renvoi à la commission des migrations, des réfugiés et des personnes déplacées pour rapport ;
• Doc. 13447, proposition de résolution, Coopération parlementaire avec le Kazakhstan, transmission à la commission des questions politiques et de la démocratie pour information
• Doc. 13448, proposition de résolution, Les droits de propriété intellectuelle à l’ère numérique, renvoi à la commission de la culture, de la science, de l’éducation et des médias pour rapport ;
• Doc. 13466, proposition de résolution, Création d’un Institut européen pour lutter contre les préjugés à l’égard des Roms, des Sintis et des Kalés en encourageant les recherches sur leur culture et leur histoire, consultation de la commission sur l’égalité et la non-discrimination pour une éventuelle suite à donner ;
• Doc. 13468, proposition de résolution, Les habitants de régions frontalières de l’Azerbaïdjan sont délibérément privés d’eau, renvoi à la commission des questions sociales, de la santé et du développement durable pour rapport ;
• Doc. 13487, proposition de résolution, Le statut des présidents sortants de l’Assemblée parlementaire à la commission des questions politiques et de la démocratie, renvoi à la commission du Règlement, des immunités et des affaires institutionnelles pour en tenir compte dans la préparation du rapport sur l’« Evaluation de la mise en œuvre de la réforme de l’Assemblée parlementaire ».

Le 22 mai 2014, le Bureau a approuvé les renvois suivants, qui ont été ensuite ratifiés par la Commission permanente le lendemain :

• Doc. 13480, proposition de résolution, La phagothérapie, un enjeu de santé publique, transmission à la commission des questions sociales, de la santé et du développement durable pour information ;
• Doc. 13486, proposition de résolution, Le crime organisé et les migrants, renvoi à la commission des migrations, des réfugiés et des personnes déplacées pour rapport ;
• Doc. 13497, proposition de résolution, La stratégie de la Banque de développement du Conseil de l’Europe, transmission à la commission des questions sociales, de la santé et du développement durable pour information.

2.7.2. Demande de modification de renvoi

Le 11 avril 2014, le Bureau a modifié le renvoi suivant, qui a ensuite été ratifié par l’Assemblée :

• Doc. 13288, Proposition de résolution, Les opérations massives de surveillance en Europe (Renvoi 4003 du 30 septembre 2013), renvoi à la commission des questions juridiques et des droits de l’homme pour rapport et à la commission de la culture, de la science, de l’éducation et des médias pour avis.

2.7.3. Demandes de prolongation de renvois

Le 11 avril 2014, le Bureau a approuvé les demandes de prolongation de renvois suivantes:

• Doc. 12603, proposition de résolution, Contribution parlementaire à la résolution du conflit du Sahara occidental (Renvoi 3783 du 20 juin 2011 – validité: 30 avril 2014), prolongation jusqu’au 30 juin 2014 ;
• Décision du Bureau, Le Mémorandum d’accord entre le Conseil de l’Europe et l’Union européenne: évaluation 5 ans après (Renvoi 3887 du 29 juin 2012 – validité: 29 juin 2014), prolongation jusqu’au 30 septembre 2014 ;
• Décision du Bureau, La transition politique en Tunisie (Renvoi 3889 du 29 juin 2012 – validité: 29 juin 2014), prolongation jusqu’au 29 juin 2015.

Le 22 mai 2014, le Bureau a approuvé les demandes de prolongation de renvois suivantes :

• Décision du Bureau, Renforcement de la protection et du rôle des défenseurs des droits de l’homme dans les Etats membres du Conseil de l’Europe (Renvoi 3885 du 29 juin 2012 – validité : 29 juin 2014) : prolongation jusqu’au 31 mars 2015 ;
• Décision du Bureau, Les institutions européennes et les droits de l’homme en Europe (Renvoi 3886 du 29 juin 2012 – validité : 29 juin 2014) : prolongation jusqu’au 31 janvier 2015 ;
• Doc. 12599, proposition de recommandation, L’aggravation de l’exclusion sociale et son impact sur les institutions et la participation démocratiques : appel à une réaction énergique (Renvoi 3780 du 20 juin 2011 – validité : 20 juin 2014): prolongation jusqu’au 31 décembre 2014.

2.7.4. Réponse après consultation

Le 11 avril 2014, le Bureau a décidé d’un classement sans suite du Doc. 13365, proposition de résolution, L’Europe doit être basée sur des régions économiquement viables - Une autonomie locale efficace pour les Etats membres.

2.8. Représentation institutionnelle de l’Assemblée parlementaire en 2014

Le 11 avril 2014, le Bureau a approuvé la désignation de deux représentants à la Commission européenne contre le racisme et l’intolérance (ECRI) : M. Snorre Serigstad Valen (Norvège, GUE) au titre de la commission sur l’égalité et la non-discrimination et M. Khalid Chaouki (Italie, SOC) au titre de la commission de la culture, de la science, de l’éducation et des médias.

2.9. Comité européen pour la prévention de la torture et des peines ou traitements inhumains ou dégradants (CPT)

Le 11 avril 2014, le Bureau a établi les listes des candidats au CPT au titre de l’Arménie et du Danemark, qui ont ensuite été transmises au Comité des Ministres.

2.10. Forum mondial de la démocratie (Strasbourg, 3-4 novembre 2014)

Le 22 mai 2014, le Bureau a décidé de constituer une commission ad hoc du Bureau pour participer au Forum, composée de membres proposés par toutes les commissions de l’Assemblée à temps avant la réunion du Bureau du 27 juin 2014.

2.11. Election du (de la) Secrétaire Général(e) du Conseil de l’Europe 

Le 22 mai 2014, le Bureau eu un entretien avec chacun des deux candidats, M. Thorbjørn Jagland et Mme Sabine Leutheusser-Schnarrenberger (à huis clos).

2.12. Débats sur les activités de l’Organisation de Coopération et de Développement Economiques (OCDE)

Le 22 mai 2014, le Bureau a approuvé les propositions sur les modalités de la tenue des débats de l’OCDE dans le cadre de l’Assemblée élargie contenues dans le mémorandum préparé par le Secrétaire Général de l’Assemblée, sous réserve d’un accord formel du Secrétaire Général de l’OCDE.

2.13. Remboursement des frais de déplacement et de séjour des membres de l'Assemblée parlementaire voyageant à la charge des budgets du Conseil de l'Europe 

Le 22 mai 2014, le Bureau a adopté la version révisée de l’aide-mémoire (annexe 3).

2.14. Analyse de l’utilisation faite par les groupes politiques de l’Assemblée de leurs allocations pour 2013 

Le 22 mai 2014, le Bureau a pris note de l’avis de la commission du Règlement, des immunités et des affaires institutionnelles en la matière.

2.15. Réunions en dehors de Strasbourg et de Paris 

Durant la période de référence, le Bureau a autorisé les réunions suivantes :

• la sous-commission des médias et de la société d’information (commission de la culture, de la science, de l’éducation et des médias), à Istanbul, Turquie, les 12-13 mai 2014;
• la sous-commission ad hoc pour participer à la 3ème Conférence Internationale du Processus Nord-Sud pour le renforcement du rôle des femmes (commission sur l’égalité et la non-discrimination) à Rabat, les 17-18 juin 2014 ;
• la commission des questions juridiques et des droits de l’homme à Madrid les 30 et 31 octobre 2014.

2.16. Désignation de représentants de l’Assemblée à des activités officielles 

Le 22 mai 2014, le Bureau a désigné Mme Doris Barnett (Allemagne, SOC) pour participer à la 33ème session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE à Bakou du 28 juin au 2 juillet 2014.

3. Activités de la Commission permanente (Bakou, 23 mai 2014)

La Commission permanente a entendu une allocution de bienvenue de M. Ogtay Asadov, Président du Milli Məclis, et a tenu un échange de vues avec M. Elmar Mammadyarov, ministre des Affaires étrangères de la République d’Azerbaïdjan et Président du Comité des Ministres du Conseil de l’Europe.

A l’issue des débats, la Commission permanente a adopté les textes suivants au nom de l’Assemblée:

• Avis 287 (2014) sur le Projet de Convention du Conseil de l’Europe contre la manipulation des compétitions sportives ;
• Recommandation 2045 (2014) sur Combattre la violence sexuelle à l’égard des enfants : vers une conclusion positive de la Campagne UN sur CINQ ;
• Résolution 1996 (2014) sur les Enfants migrants : quels droits à 18 ans ? ;
• Résolution 1997 (2014) sur La lutte contre le sida auprès des migrants et des réfugiés ;
• Résolution 1998 (2014) sur Améliorer la coopération entre les institutions nationales des droits de l’homme et les parlements en matière d’égalité et de non-discrimination.

La Commission permanente a ratifié les renvois proposés par le Bureau tels qu’énumérés au chapitre 2.8.1. de ce rapport.

Elle a ratifié les pouvoirs des nouveaux membres de l’Assemblée soumis par les délégations de l’Allemagne, de l’Arménie, de la France et de la Serbie et a approuvé des changements dans la composition des commissions de l’Assemblée.

La Commission permanente a pris note du projet d’ordre du jour de la troisième partie de session de l’Assemblée (23-27 juin 2014) ainsi que du rapport de la commission ad hoc du Bureau sur « l’observation des élections législatives anticipées en Serbie (16 mars 2014) ».

4. Décisions du Bureau requérant une ratification de l’Assemblée

4.1. Liste des orateurs et ordre des orateurs lors des débats à l’Assemblée 

Le 22 mai 2014, le Bureau a approuvé les propositions contenues dans le mémorandum préparé par le Secrétaire Général de l’Assemblée, sous réserve de ratification par l’Assemblée dans le cadre du rapport d’activité, notamment en ce qui concerne la mise en place d’une inscription électronique des orateurs et l’insertion du paragraphe suivant (après le paragraphe 5) au texte pararéglementaire sur les Dispositions complémentaires relatives aux débats de l’Assemblée, sur l’ordre des orateurs : « Sous réserve des dispositions du paragraphe 13, la première moitié d’une liste d’orateurs ne comprendra pas plus de 50 % des membres d’une délégation nationale » (voir pages 95 et 97 du Règlement de l’Assemblée, édition janvier 2014).

4.2. Règlement spécial sur l’honorariat à l’Assemblée parlementaire 

En ce qui concerne la Résolution 1903 (2012) sur la « Déontologie des membres de l’Assemblée parlementaire: bonne pratique ou devoir ? », le 22 avril 2014, le Bureau a approuvé les propositions pour aligner le règlement spécial sur l’honorariat à l’Assemblée parlementaire et le règlement spécial sur le titre et les prérogatives de Président(e) honoraire de l’Assemblée parlementaire du Conseil de l’Europe, sur le code de conduite existant des membres de l’Assemblée parlementaire, en ajoutant les dispositions suivantes, sous réserve de ratification par l’Assemblée dans le cadre du rapport d’activité :

 

• dans le règlement spécial sur l’honorariat à l’Assemblée parlementaire, ajouter après le paragraphe 2 (page 283 du Règlement de l’Assemblée) :

« Les anciens membres de l’Assemblée parlementaire qui s’engagent dans la représentation et la défense des intérêts d’une autre personne ou entité devant l’Assemblée parlementaire ne peuvent, pendant toute la période où ils exercent cette activité, jouir des prérogatives liées au statut d’associé honoraire de l’Assemblée parlementaire en ce qui concerne la diffusion des documents et l’accès aux bâtiments, à l’hémicycle et aux salles de réunion ».

• dans le règlement spécial sur le titre et les prérogatives de Président(e) honoraire de l’Assemblée parlementaire du Conseil de l’Europe, ajouter après le paragraphe 2 (page 285 du Règlement de l’Assemblée):

« Les anciens présidents de l’Assemblée parlementaire qui s’engagent dans la représentation et la défense des intérêts d’une autre personne ou entité devant l’Assemblée parlementaire ne peuvent, pendant toute la période où ils exercent cette activité, jouir des prérogatives liées au statut de président honoraire de l’Assemblée parlementaire en ce qui concerne la diffusion des documents et l’accès aux bâtiments, à l’hémicycle et aux salles de réunion ».

L’Assemblée est invitée à ratifier ces décisions du Bureau.

Annexe 1 – Commission ad hoc pour l’observation de l’élection présidentielle et des élections législatives anticipées en « l’ex-République yougoslave de Macédoine » (13 et 27 avril 2014) - Liste des membres

Stefan SCHENNACH* (Autriche, SOC), Chef de la délégation

Groupe socialiste (SOC)

• Deniza KARADJOVA, Bulgarie
• Maryvonne BLONDIN, France
• Melita MULIĆ, Croatie
• Deniz BAYKAL, Turquie
• Ingrid ANTIČEVIĆ MARINOVIĆ, Croatie

Groupe du Parti populaire européen (PPE/DC)

• Werner AMON, Autriche
• Tinatin BOKUCHAVA, Géorgie
• Şaban DİŞLİ*, Turquie
• Bernd FABRITIUS, Allemagne
• Denis JACQUAT, France
• Yves POZZO di BORGO, France

Alliance des démocrates et des libéraux pour l’Europe (ADLE)

• André BUGNON, Suisse
• Margus HANSON*, Estonie
• Chiora TAKTAKISHVILI, Géorgie

Groupe des démocrates européens (GDE)

• Morten WOLD, Norvège
• Reha DENEMEÇ, Turquie
• Sir Roger GALE, Royaume-Uni

Suppléants

• Tülin ERKAL KARA, Turquie
• Ganira PASHAYEVA, Azerbaïdjan

Groupe pour la gauche unitaire européenne (GUE)

• Andrej HUNKO, Allemagne

Rapporteur AS/MON (ex-officio)

• Robert WALTER*, Royaume-Uni

Commission de Venise

• Owen MASTERS, expert de la Commission de Venise

Secrétariat

• Bogdan TORCĂTORIU, Administrateur, Unité de coopération interparlementaire et d’observation des élections
• Ivi-Triin ODRATS, Administrateur
• Gaël MARTIN-MICALLEF, Secrétariat Commission de Venise

* membres de la délégation préélectorale (11-12 mars 2014)

Annexe 2 – Commission ad hoc pour l’observation de l’élection présidentielle anticipée en Ukraine (25 mai 2014) – Liste des membres, mise à jour le 24 mai 2014

Andreas GROSS, (Suisse, SOC), Chef de la délégation

Groupe socialiste (SOC)

• Joe BENTON, Royaume-Uni
• Robert BIEDROŃ, Pologne
• Maryvonne BLONDIN, France
• Bernadette BOURZAI, France
• Ute FINCKH-KRÄMER, Allemagne
• Andreas GROSS *, Suisse
• Sabir HAJIYEV, Azerbaïdjan
• Stella JANTUAN, République de Moldova
• Liliane MAURY PASQUIER, Suisse
• René ROUQUET, France
• John TOMLINSON, Royaume-Uni

Groupe du Parti populaire européen (PPE/DC)

• Lolita ČIGĀNE, Lettonie
• Bernd FABRITIUS, Allemagne
• Béatrice FRESKO-ROLFO, Monaco
• Frank JENSSEN *, Norvège
• Jacques LEGENDRE, France
• François ROCHEBLOINE, France
• Rovshan RZAYEV, Azerbaïdjan
• Kimmo SASI, Finlande
• Tobias ZECH, Allemagne

Groupe des démocrates européens (GDE)

• Brian BINLEY, Royaume-Uni
• Reha DENEMEÇ, Turquie
• Roger GALE, Royaume-Uni
• Ingebjørg GODSKESEN *, Norvège
• Morten WOLD, Norvège

Alliance des démocrates et des libéraux pour l’Europe (ADLE)

• Marieluise BECK, Allemagne
• Doris FIALA, Suisse
• Karl GARÐARSSON, Islande
• Alfred HEER, Suisse
• Tinatin KHIDASHELI *, Géorgie
• Kerstin LUNDGREN, Suède
• Andrea RIGONI, Italie
• Kristýna ZELIENKOVÁ, République tchèque

Groupe pour la gauche unitaire européenne (GUE)

• Andrej HUNKO, Allemagne
• Grigore PETRENCO, République de Moldova
• Nikolaj VILLUMSEN *, Danemark

Corapporteur AS/MON (ex-officio)

• Marietta de POURBAIX-LUNDIN *, Suède

Commission de Venise

• Srdjan DARMANOVIC, Monténégro
• Amaya ÚBEDA, Administrateur

Secrétariat

• Chemavon CHAHBAZIAN, Adjoint au Chef du secrétariat, Unité de coopération interparlementaire et d’observation des élections
• Yann de BUYER, Chef de la Division centrale
• Nathalie BARGELLINI, Assistante administrative principale, Division de la communication
• Daniele GASTL, Assistante, Unité de coopération interparlementaire et d’observation des élections
• Catherine LAKBAR, Assistante, Assemblée parlementaire

* membres de la délégation préélectorale

Annexe 3 – Aide-mémoire concernant le remboursement des frais de déplacement et de séjour des membres de l'Assemblée parlementaire voyageant à la charge des budgets du Conseil de l'Europe

I. DISPOSITIONS GENERALES

1. Les Membres de l’Assemblée parlementaire (ci-après désignés par « Membres ») qui se déplacent pour le compte et à la charge de l’Organisation doivent veiller à organiser leur déplacement de la façon la plus économique possible. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnités journalières de séjour sont effectués conformément aux dispositions du présent aide-mémoire.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

1. Les Membres ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage encourus pour le déplacement entre l’adresse mentionnée dans l’avis de convocation (ci-après désignée par « lieu de départ ») et le lieu de réunion.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles un Membre se rend à la réunion à partir d’un lieu autre que son lieu de résidence ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est plafonné aux frais qu'il aurait encourus à partir de son lieu de résidence. Dans certains cas exceptionnels et dûment justifiés, sous réserve d’un accord préalable du Secrétaire Général de l’Assemblée parlementaire, les Membres peuvent demander un remboursement sur la base de l’itinéraire réellement effectué.

3. Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée d’une copie du billet et d’une pièce justifiant le montant déboursé (par exemple, facture originale ou copie certifiée conforme, avis de paiement (reçu) d’une carte de crédit ou extrait de compte). En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais réellement encourus.

4. Voyage par train

Le remboursement du billet en 1ère classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit première classe est autorisé.

5. Voyage par avion

Le remboursement est basé sur le tarif en classe économique.

Néanmoins, le remboursement peut être basé sur le tarif en classe affaires dans les cas suivants :

• pour des vols directs durant plus de 7 heures ;
• pour des trajets de plus de 15 heures (comportant plus d’un vol y compris le temps des correspondances) ;
• pour des raisons de santé justifiées par un certificat médical, qui devra être joint à la demande de remboursement.

L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol ou du temps total du trajet.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

Le Président de l'Assemblée parlementaire est autorisé à voyager en classe affaires.

6. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 6 ci-dessus. Lorsque les Membres voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés.

7. Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du lieu du départ et/ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés. Toutefois, lorsque ces frais excèdent 20% du montant des indemnités journalières allouées, cet excédent peut être remboursé, sous réserve de l’accord préalable du Secrétaire Général de l’Assemblée parlementaire et sur présentation des pièces justificatives.

8. Les frais de transport locaux encourus pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d’assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

9. Lorsqu'un membre utilise un moyen de transport autre que les transports en commun sur une distance de plus de 30 km par trajet, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base d’une indemnité kilométrique fixée annuellement par le Comité des Ministres. Les distances qui dépassent 1600 kilomètres aller-retour sont remboursées sur la base du prix du billet d’avion en classe économique des aéroports les plus proches, sauf accord préalable du Secrétaire Général de l’Assemblée parlementaire autorisant le remboursement sur la base de l’indemnité kilométrique. Tout déplacement inférieur à 30 kilomètres par trajet n’est pas indemnisé.

La durée du voyage utilisée comme base pour le calcul des indemnités journalières sera le total du nombre de kilomètres divisé par 90 et ne pourra pas excéder 24 heures.

D’autres dépenses encourues, telles que les frais de péages et de stationnement, ne sont remboursées qu’avec l’accord préalable du Secrétaire Général de l’Assemblée parlementaire, dans le seul cas ou aucune autre alternative n’est possible. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des justificatifs des montants réellement déboursés

Si deux ou plusieurs membres ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n’est effectué qu’à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 10 % pour chaque personne transportée.

L’utilisation de la voiture est aux risques et périls du membre. Le Conseil de l’Europe n’assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

1. Les membres bénéficient pendant la durée de la mission d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2014 : 269 euros). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion.

2. Le versement de cette indemnité couvre l'ensemble des frais exposés par l'expert pour participer à la réunion, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus.

3. Toutefois, dans des cas exceptionnels et dûment justifiés et sous réserve d’un accord préalable du Secrétaire Général de l’Assemblée parlementaire, si le coût total de l’hébergement (chambre et petit-déjeuner, y compris les taxes concernées) s’élève à plus de 60 % du total de l’indemnité journalière payable pour la réunion, les membres peuvent fournir une demande de remboursement supplémentaire. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des factures originales justifiant les montants réellement déboursés pour l’hébergement.

4. La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

a. L'indemnité journalière est allouée autant de fois que la période de 24 heures est comprise dans la durée de la mission. Les fractions de journée atteignant 12 heures donnent droit à l'indemnité entière, les fractions comprises entre 6 et 12 heures donnent droit à la moitié de l'indemnité ; les fractions inférieures à 6 heures ne donnent pas droit à l'indemnité.

b. La durée de la mission est déterminée par les jours et heures d'arrivée et de départ du lieu de départ habituel.

5. Les Membres doivent déclarer tout hébergement ou repas dont ils bénéficient gratuitement. Lorsque l'hébergement ou les repas sont assurés gratuitement aux Membres, à moins que le Secrétaire Général de l’Assemblée parlementaire en ait décidé autrement, les indemnités journalières sont réduites comme suit:

• réduction de 50% de l’indemnité journalière pour tout hébergement offert ;
• réduction de 15% de l’indemnité journalière pour tout repas (déjeuner ou dîner) offert.

IV. AUTRES DEPENSES

1. Les autres dépenses encourues par les Membres liées à leur présence à la réunion (tels que les frais de visa et de vaccination indispensables) sont remboursées. Toute demande de cette nature devra être accompagnée de documents justifiant les montants réellement déboursés.

2. Les dépenses d’assurance, de représentation, de communication par téléphone ou par fax, d’utilisation d’internet et de location de salles de réunions, ne sont pas remboursées.

V. MALADIE ET ACCIDENT

1. Les risques spécifiques liés aux déplacements sont couverts par une police d’assurance CHARTIS (contrat n° 2.004.761) valable jusqu’à l’âge de 75 ans révolus. En cas de nécessité le service d’assistance CHARTIS Assistance 24h/24 peut être contacté au numéro suivant : (32) 3 253 69 16. Sont exclus de la police d’assurance les dommages causés par des assurés lors de l’utilisation d’automobiles ou engins à moteur ou tout autre engin de transport terrestre. Il appartient néanmoins aux membres de veiller à ce qu’une prise en charge soit effectuée en premier lieu par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine, des éventuels frais de maladie, ou d'accident survenant durant le déplacement et/ou durant la réunion.

VI. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

1. Les frais dont il est question aux paragraphes ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par les Membres, à laquelle doivent être annexées toutes les pièces justificatives exigées en application du présent aide-mémoire.