Règlement de l’Assemblée (janvier 2023)

(Résolution 1202 (1999) adoptée le 4 novembre 1999) avec modifications ultérieures du Règlement* 

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ii. - Utilisation de la salle des séances et des salles de réunion

(Règles et critères approuvés par le Bureau de l’Assemblée le 13 décembre 1968 )

1. Salles des séances

La salle des séances ne peut être utilisée sans le consentement du Président. En donnant ce consentement, le Président tient compte des critères ci-après qui ne constituent pas une obligation absolue, mais doivent l’aider dans son choix:

— l’utilisation de la salle des séances n’est accordée que pour des réunions (à l’exclusion de cours et de conférences); en dehors des sessions, des visiteurs peuvent pénétrer dans la salle des séances s’ils sont accompagnés d’un membre du Secrétariat;

— les réunions mentionnées ci-dessus doivent être de caractère international et plus particulièrement européen;

— bénéficient d’une préférence:

a. les organisations ayant un statut consultatif auprès du Conseil de l’Europe;

b. les réunions dont l’objet figure au rôle de l’Assemblée ou fait partie du mandat du Conseil de l’Europe;

— l’utilisation de la salle des séances n’est pas accordée pour des réunions dont l’objet pourrait aller à l’encontre de la réputation du Conseil de l’Europe ou être préjudiciable à son impartialité, ou encore être contraire à ses buts fondamentaux;

— aucune réunion à caractère commercial ne peut avoir lieu dans la salle des séances.

2. Salles de commission et autres salles de réunion (y compris celles dépendant de la Direction de la communication)

Entre les sessions, l’utilisation des salles de commission est accordée par le Secrétaire Général conformément aux besoins des divers organes du Conseil de l’Europe.

Pendant les sessions, il y a lieu de distinguer deux catégories de réunions:

— Réunions officielles

Le Secrétaire général de l’Assemblée donne couramment suite – dans la limite des disponibilités – à toute demande de salle de commission présentée par le Président de l’Assemblée, les Présidents de commissions, les Présidents de sous-commissions, les Présidents de groupes politiques, les Présidents de délégations nationales ou par le Secrétariat Général du Conseil de l’Europe, à condition que la demande concerne une réunion officielle d’un organe reconnu du Conseil.

La priorité est accordée aux réunions des organes de l’Assemblée qui, cependant, ne doivent pas se réunir alors que l’Assemblée elle-même est en séance, à moins d’une autorisation expresse du Président de cette dernière.

— Réunions non officielles

Les personnes mentionnées ci-dessus, ainsi que tout membre de l’Assemblée peuvent demander d’utiliser une salle de commission afin d’y tenir une réunion non officielle, à condition de faire clairement état du but de cette réunion. La responsabilité de satisfaire de telles demandes appartient au Président de l’Assemblée qui délègue ses pouvoirs en la matière au Secrétaire général de l’Assemblée, étant entendu que celui-ci en référera au Président en cas de doute .

Le Président ou le Secrétaire général de l’Assemblée accordera l’utilisation de salles de commission sur la base des critères énumérés ci-dessus au paragraphe I, alinéas 2, 3 et 4, et en conformité à la règle générale que de telles réunions ne se tiennent pas alors que l’Assemblée elle-même est en séance.

Ces critères ne constituent pas une obligation absolue, mais sont destinés à aider le Président et le Secrétaire général de l’Assemblée à prendre leur décision.

Si, après avoir examiné la situation à la lumière des critères ci-dessus, le Président ou le Secrétaire général de l’Assemblée décide de donner satisfaction à une demande présentée par un membre de l’Assemblée ou un groupe de membres, il doit être clairement entendu que ce membre ou ces membres portent seuls la responsabilité du déroulement de la réunion et que cette responsabilité ne peut en aucun cas être attribuée au Conseil de l’Europe.

3. Incidences financières
Le règlement financier concernant l’utilisation de la salle des séances et des salles de commission fait partie des responsabilités du Secrétaire Général du Conseil de l’Europe qui décide du montant des frais remboursables conformément aux principes adoptés par le Comité des Ministres.
Les présentes dispositions ne modifient en aucune manière les arrangements spéciaux conclus avec certaines organisations, par exemple le Parlement Européen et l’Union de l’Europe Occidentale, ni la pratique en vigueur concernant l’utilisation de la salle de réunion du Comité des Ministres.